MAMA AYU UTAMI

Mbak Ayu, jobdesk Account Payable susah nggak sih? Ini pertanyaan yang dilontarkan pengganti saya saat sedang handover pekerjaan. Setelah sekitar 8 tahun saya bekerja di posisi ini, saya memutuskan resign karena ingin lebih konsentrasi mendampingi anak-anak di rumah.

Baca juga >>> When Working Mom Becoming Stay At Home Mom.

Iya, selama 8 tahun saya bekerja sebagai Accounts Payable & Tax Officer dengan jobdesk seputar account payable perusahaan. Harfiahnya kata Account Payable adalah hutang usaha/hutang dagang tergantung bidang perusahaan tersebut.

Susah nggak sih handle posisi ini? Saya akan bilang, posisi ini cukup challenging, dan jika tahu tipsnya, saya rasa akan mudah untuk dikerjakan. Tapi sebelum saya info tipsnya, saya ingin menjelaskan dulu, apa saja sih biasanya jobdesk dari Accounts Payable Officer ini.

Ada beberapa jobdesk yang biasanya dipegang Accounts Payable Officer, atau biasa disebut bagian AP (Account Payable) ini. Berikut jobdesknya :

Menerima Invoice Supplier (Vendor)
Bagian AP, menerima puluhan hingga ratusan invoice dari supplier(vendor) setiap hari. Jadi, dalam satu bulan, bagian AP bisa menerima kurang lebih seratus hingga seribu invoice tergantung kapasitas perusahaan tersebut.

Pencatatan Invoice masuk
Mencatat invoice masuk termasuk jobdesk bagian AP. Supaya seluruh invoice yang masuk memiliki record yang jelas. Hal ini biasanya dibutuhkan saat vendor konfirmasi apakah invoice sudah kita terima atau belum.

Sortir Invoice Masuk
Setelah menerima invoice masuk, bagian AP menyortir kelengkapan dokumen invoice tersebut satu persatu. Seperti Invoice, Purchase Order, Sales Order, Delivery Order, dan kelengkapan dokumen lainnya. Selain itu, dalam tahap ini, bagian AP mengecek apakah ada kesalahan angka atau data yang ada di lembar invoice.

Pengembalian Invoice
Dari penyortiran tersebut, invoice dengan dokumen yang lengkap akan lanjut ke tahap selanjutnya. Lalu, baik invoice dengan kesalahan data maupun bagi dokumen yang tidak lengkap, biasanya akan dikirim kembali ke vendor untuk diperbaiki atau dilengkapi dokumennya. Setelah itu dikirim kembali ke kantor dan mulai dari awal proses yaitu penerimaan invoice vendor.

Approval Invoice
Sebagian perusahaan memberlakukan approval invoice sebelum dilakukan pencatatan AP, approval dilakukan oleh user atau orang di perusahaan yang request barang/jasa dalam invoice tersebut. Hal ini diperlukan supaya jelas invoice tersebut masuk ke cost mana atau masuk ke cost departmen mana yang seharusnya. Bisa juga untuk menghindari pembayaran invoice yang salah.

Penerimaan Barang atau Jasa
Invoice yang telah mendapat approval dari user kemudian melalui checking penerimaan barang atau jasa oleh bagian AP ke bagian permbelian & penerimaan barang atau jasa. Mengkonfirmasi, apakah barang atau jasa sudah dterima dan nominal yang ditagihkan dalam invoice sudah benar.

Listing Vendor Payment
Di perusahaan tempat saya bekerja dulu, membuat Listing vendor payment adalah salah satu tugas saya. Membuat list payment berdasarkan vendor yang sudah jatuh tempo dan akan diproses pembayarannya. Hal ini Memudahkan bagian lain yang akan menjalankan pembayaran invoice vendor sesuai listing yang saya buat.

Pencatatan Account Payable
Alur selanjutnya adalah pencatatan AP (Account payable). Dalam tahap ini sebagian besar waktu saya untuk melakukan proses ini. Karena memerlukan konsentrasi penuh supaya angka atau data yang diinput dalam sistem tidak salah dan akurat.

Payment Schadule
Ada di beberapa perusahaan, menjadwalkan pembayaran invoice vendor adalah jobdesk dari bagian AP. Menjadwalkan pembayaran untuk invoice yang telah jatuh tempo. ada sekitar ratusan invoice yang biasanya jadwalkan pembayaran setiap minggunya. Ada perusahaan yang melakukan proses pembayarannya seminggu sebelum jatuh tempo, ada juga yang menjadwalkan pembayaran beberapa hari menjelang jatuh tempo. Semua kembali ke SOP perusahaan masing-masing.




Nah, beberapa diatas adalah inti dari jobdesk bagian AP yang bisa saya jelaskan. Terlihat simple dan mudah kan. Namun saat pelaksanaan cukup challenging seperti yang saya sampaikan di awal artikel. Karena saat pelaksanaan, bagian AP akan berinteraksi dengan vendor dalam hal invoice dan payment, atau dengan departemen lain yang terlibat dalam alur invoice supplier. Seperti departemen permintaan barang atau departemen pajak yang berhubungan dengan ppn dari vendor.

Do you feel challenged? Tenang, saya punya beberapa tips yang bisa dilakukan, supaya pekerjaan AP lebih ringan dan lebih terkendali. Simak Tipsnya!

Fokus
Proses input invoice vendor untuk pencatatan AP sangat memerlukan konsentrasi penuh. Jadi sebaiknya dilakukan pagi hari setelah checking email dan membalas emaiil yang masuk dan sore hari 2 jam after lunch. Supaya 2 waktu tersebut maksimal dalam proses input AP.

Catat, Catat, Catat
Bekerja di bagian AP kuncinya adalah mencatat, mencatat semua pergerakan invoice. Banyaknya invoice yang diterima dalam sehari dan alur proses invoice yang cukup panjang hingga ke jadwal pembayaran, dapat menimbulkan risiko invoice terselip atau bahkan hilang ditengah proses AP.

Alat Dokumentasi
Yang pertama, Entah disebabkan oleh menyatu dengan invoice lain, atau mungkin masih stuck di user untuk approval atau di departemen lain. Biasanya ada beberapa invoice yang tidak pada tempatnya. Selain itu, seringkali kita lupa sampai mana proses invoice - invoice tersebut telah berjalan. Saya mempunyai cara supaya saya tetap memiliki recordnya. Dengan cara membuat dokumentasi serah terima invoice menggunakan sebuah lockbook. Jadi setiap invoice yang saya berikan ke user untuk approval atau meminta konfirmasi penerimaan barang/jasa atas invoice tersebut, saya dokumentasikan di lock book dengan membubuhkan paraf dan tanggal penyerahan invoicenya. Supaya jika invoice belum kembali ke bagian AP atau saat dibutuhkan untuk suatu hal, invoice tersebut mudah ditelusuri. Yang kedua, semua komunikasi yang berhubungan dengan invoice atau AP sebaiknya didokumentasinya, bisa dengan cara email, karena komunikasi dengan lisan kadang kurang kuat jika ada kendala dengan invoice, jadi email bisa menjadi dokumentasi kuat jika diperlukan.

Ditunda
Lakukan input invoice vendor berkala, tidak menunda input invoice ke sistem dan menginput sekaligus dalam jumlah banyak dalam satu waktu. Hal tersebut akan meningkatkan stressful dan sering kali kesalahan tak terhindarkan. 

Komit 
Saat sedang input invoice vendor ke dalam sistem, usahakan komit kerjakan itu saja.  Jadi pekerjaan lebih cepat selesai tanpa ada gangguan.

Please Back Later
Saat sedang melakukan input AP dan fokus menghitung, kadang ada sedikit gangguan yang datang dari sekitar, seperti teman bertanya tentang sesuatu, depatemen lain bertanya tentang invoice atau mungkin bos yang bertanya tentang kerjaan. Gangguan seperti itu akan dialami, dan seringkali membuat konsentrasi buyar. Bisa diukur skala prioritas, jika memang tidak mendesak, tidak ada salahnya atau boleh minta waktunya untuk kembali lagi setelah kita selesai input AP, karena saat itu kita memang sedang fokus input AP atau menyelesaikan masalah invoice.


Urutan Invoice
Saat menginput AP, lakukan dengan cara FIFO, artinya invoice yang pertama diterima oleh bagian AP adalah yang pertama diinput ke sistem, supaya saat menjadwalkan pembayaran invoice - invoice vendor, semua telah sesuai dengan invoice yang diterima. Hal ini menghindari invoice yang telah lama diterima mengalami keterlambatan pembayaran dan mengakibatkan complain dari vendor yang telah komit mengirim sesuai prosedur.
 
Simpan Sesuai Abjad
Setelah selesai input AP. Saya menyimpan invoice-invoice di kabinet besi sesuai huruf pertama abjad vendor. Hal tersebut memudahkan saya saat ada user atau upline manager memerlukan invoice tersebut. Selain itu menyimpan invoice sesuai abjad memudahkan saya dalam membuat listing payment vendor.

Komunikasi Antar Departemen
Komunikasi antar departemen lain perlu dijaga dengan baik, karena bagian AP memerlukan kerjasama yang solid dalam proses AP maupun proses pembayaran invoice AP. Jadi, sebaiknya tetap bersinergi dengan departemen lain.

Post It Note
Saya membuat catatan-catatan kecil di dekat layar desktop PC saya, kode-kode AP atau note penting lainnya, supaya cepat jika dibutuhkan.

Contact
Saat saya masih bekerja di bagian AP, saya memiliki hampir seluruh contact vendor. Hal itu menurut saya sangat diperlukan memiliki contact personal vendor, untuk kelancaran proses AP dan kelancaran proses pembayaran invoice vendor. Misal, jika ada kekurangan kelengkapan dokumen invoice atau kesalahan angka atau data yang tertera di lembar invoice, selain kita menghubungi vendor melalui vendor, kita bisa menghubungi langsung ke nomor personalnya, supaya invoice yang kurang lengkap atau ada kesalahan, segera di notice vendor dan mendapat respon yang cepat untuk solusinya. Menginput invoice vendor tentunya harus akurat dan cepat. Makanya, kitapun harus cari cara untuk memudahkan dan meringankan pekerjaan kita, salah satunya dengan cara ini.

Berteman Dengan Vendor
Bekerja sebagai Accounts Payable Officer tidak harus selalu tegang atau keras ke vendor. Kita harus tetap menjaga hubungan baik dengan vendor. Bersikap tegas boleh, namun berteman dengan vendor bagi saya sangat diperlukan. Dengan mengenal vendor lebih dekat, banyak sekali manfaatnya. Seperti jika ada invoice yang bermasalah, berkomunikasi baik lebih dekat dengan vendor, lebih cepat mendapat solusinya, atau mungkin proses penjadwalan pembayaran invoice vendor. Kadang dengan komunikasi yang baik, kita bisa bernegosiasi meminta kelonggaran waktu pembayaran invoice pada saat itu . Kadang, vendorpun lebih mudah untuk bertanya kapan jadwal pembayaran invoicenya akan diproses. Maka, bagi saya berteman baik dengan vendor sangat disarankan, bahkan setelah 2 tahun resign, saya masih berteman baik dengan beberapa vendor dulu.

Itu saja sedikit tips dari saya tentang jobdesk Account Payable. Semoga bisa menjadi gambaran bagaimana jobdesk posisi pekerjaan ini. Setiap pekerjaan memiliki challenge masing-masing, begitupun di bagian AP. But trust me, you'll gonna love this job, with varying challenges everyday. keep spirits up and good luck...